Gérer les cours
Changements en cours de saison
1× ou 2× par semaine, autre groupe, autre cours, désinscription : les bons boutons
En cours de saison, un élève passe de 1 à 2 leçons par semaine, change de groupe, de cours, arrive en retard ou arrête. Chaque cas a son bouton : n'utilisez jamais « supprimer puis réinscrire », qui perdrait le lien avec la facture et les présences.
Règle commune : le passé ne change pas. Les leçons déjà données et leurs présences restent telles quelles ; seules les leçons à venir suivent le changement.
1Quel bouton pour quel changement
| Changement | Où | Bouton |
|---|---|---|
| 1× ↔ 2× par semaine, autre formule du même cours | Gérer les groupes, carte de l'élève | Flèches (Changer le tarif) |
| Autre groupe du même cours | Gérer les groupes | Glisser la carte dans le nouveau groupe |
| Sortir d'un groupe sans désinscrire | Gérer les groupes, carte de l'élève | Retirer / désinscrire, puis Retirer du groupe |
| Autre cours (par exemple de « mini » à « compétition ») | Gérer les inscriptions | Flèches croisées (Changer la personne de cours) |
| Corriger l'abonnement, la préférence ou une réponse | Gérer les inscriptions | Crayon (Modifier l'inscription) |
| Arrêt de l'élève | Gérer les groupes ou Gérer les inscriptions | Désinscrire du cours ou poubelle |
| Nouvel élève en cours de saison | Gérer les inscriptions | Inscrire une personne |
2Passer de 1× à 2× par semaine (ou l'inverse)
Sur la carte de l'élève dans Gérer les groupes, cliquez sur les flèches et choisissez le Nouveau tarif. Une leçon en plus arrive dans Non placés : glissez-la dans un deuxième groupe. Une leçon en moins : cochez celle à retirer ; l'élève quitte les leçons à venir de ce groupe. L'effet sur la facture s'affiche avant de valider. Détails : Changer le tarif d'une inscription.
Le panneau « Changer le tarif » annonce l'effet sur la facture avant de valider.
3Changer de groupe
Glissez la carte de l'élève dans le nouveau groupe. Si les groupes sont validés, l'élève est retiré des leçons à venir de l'ancien groupe et ajouté aux leçons à venir du nouveau ; ses présences passées restent dans l'ancien groupe. La facture ne change pas de montant ; la description de la ligne (jour, heure, terrain) suit le nouveau groupe.
Pour sortir un élève d'un groupe sans le désinscrire (il attend une place, par exemple), utilisez Retirer / désinscrire puis Retirer du groupe : il repasse dans Non placés, son inscription et sa facture ne changent pas.
4Changer de cours
Dans Gérer les inscriptions, cliquez sur les flèches croisées de l'inscription : le panneau Transférer l'inscription demande le cours et le tarif, puis affiche l'effet sur la facture et demande confirmation. L'inscription est déplacée telle quelle dans le nouveau cours, hors de tout groupe : placez-la ensuite dans un groupe du nouveau cours. Elle quitte les leçons à venir de son ancien groupe. Sa ligne de facture est réécrite avec le nouveau cours et le nouveau prix.
Le panneau « Transférer l'inscription ».
5Désinscrire un élève qui arrête
Dans Gérer les groupes, bouton Retirer / désinscrire de sa carte, puis Désinscrire du cours (ou poubelle de la ligne dans Gérer les inscriptions, qui fait la même chose). Le panneau annonce d'abord l'effet sur la facture. L'inscription est supprimée, l'élève quitte les leçons à venir et ses présences passées sont gardées.
Le panneau « Retirer du cours » : l'effet sur la facture, puis les deux actions.
Facture déjà payée : la désinscription est refusée (« Désinscription impossible ici »), car rien ne serait remboursé. Décidez d'abord avec la comptabilité d'un remboursement ou d'un avoir, puis retirez l'élève du groupe. Plugin.ch ne rembourse jamais automatiquement.
Une famille peut aussi supprimer elle-même une inscription en ligne (poubelle du tableau Cours/stage déjà inscrit), mais seulement pendant la période d'inscription, tant que l'élève n'est dans aucun groupe, que le cours n'a pas été payé en ligne et qu'aucune facture payée n'est touchée. Le responsable du cours reçoit alors un e-mail. Sinon la famille doit s'adresser au club.
6Effet sur la facture
| État de la facturation | Changement de tarif ou de cours | Désinscription |
|---|---|---|
| Pas encore facturée | Le nouveau prix sera pris à la facturation. | Rien à faire. |
| Ligne à facturer (pas encore sur une facture) | Le montant de la ligne passe au nouveau prix. | La ligne est supprimée. |
| Facture non payée | La ligne est ajustée ; renvoyez la facture. | La ligne est retirée ; renvoyez la facture (vérifiez le solde si un acompte a été reçu). |
| Facture payée | La ligne est réécrite, le paiement est gardé : la facture affiche le reste à payer, ou un trop-perçu à rembourser à la main. | Refusée : retirez du groupe et réglez le remboursement avec la comptabilité. |
| Facture comptabilisée | La facture reste telle quelle ; la différence devient un article à facturer (Complément à facturer, modifiable, 0 = rien). | Voyez avec la comptabilité (avoir). |
7Nouvel élève en cours de saison
Inscrivez-le avec Inscrire une personne dans Gérer les inscriptions, placez-le dans un groupe (il est ajouté aux leçons à venir), puis facturez-le avec Facturer des personnes qui sont dans un groupe. Pour un cours A la saison, le prix facturé est le prix complet : pour un prix réduit, corrigez le montant de sa ligne dans Lier un article à un membre (filtre Non facturés) avant de créer sa facture.
Après plusieurs changements, ouvrez Contrôle de la facturation : les puces Placé, absent des séances et Dans les séances, pas placé signalent un élève qui ne figure pas dans les bonnes leçons à venir, avec un bouton pour corriger.
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