Pour toucher les subventions Jeunesse et Sport (J+S), le club déclare ses cours dans la base de données nationale du sport (BDNS) : les participants, les activités (leçons) et les présences. Plugin.ch prépare les trois fichiers ; il n'y a pas de liaison directe avec la BDNS : vous téléchargez les fichiers puis les importez vous-même.

La seule donnée que la BDNS exige pour un nouveau participant est son N° AVS : demandez-le dès l'inscription.

1Demander le N° AVS à l'inscription

Pour un nouveau cours dont l'âge maximum est de 20 ans ou moins, Plugin.ch ajoute d'office la question N° AVS dans le formulaire : vous pouvez la retirer avant d'enregistrer.

Dans la fiche du cours, section Question personalisée, ajoutez une question de type Texte libre dont le nom contient « AVS », par exemple « N° AVS ». Plugin.ch la reconnaît alors partout :

• le champ impose le format 756.xxxx.xxxx.xx ;
• un numéro rempli mais faux (format ou chiffre de contrôle) est refusé, en ligne comme dans les panneaux Inscrire une personne et Modifier l'inscription ;
• le champ est prérempli avec le numéro déjà connu, si la fiche de la personne a un champ dont le nom contient « AVS ».

La date de naissance est obligatoire pour s'inscrire en ligne : elle est demandée avant de proposer les cours si elle manque dans la fiche.

2Exporter les participants

Dans Gérer les inscriptions, choisissez le cours et cliquez sur Export J+S (au-dessus de la liste des inscrits). Une fenêtre s'ouvre d'abord avec le contrôle des élèves :

• le nombre de personnes et de fichiers ;
• la liste des élèves incomplets, avec ce qui manque : N° AVS manquant, N° AVS invalide, date de naissance, sexe, nationalité, NPA, localité ou pays ; en avertissement, une nationalité CH supposée ou une langue maternelle à vérifier.

Complétez les fiches concernées, puis cliquez sur Télécharger (français) ou Télécharger (allemand), selon la langue de votre BDNS. Le fichier CSV est au format officiel d'import ; au-delà de 200 personnes, vous recevez une archive ZIP avec un fichier par tranche de 200.

• le N° AVS est pris dans la réponse à la question du cours, sinon dans le champ AVS de la fiche de la personne ;
• au téléchargement, un N° AVS valide est recopié dans la fiche de la personne : il sera prérempli l'année suivante.

3Importer dans la BDNS

Dans la BDNS, ouvrez le cours, puis Participants › Importer, et choisissez le fichier (un import par fichier). Une personne nouvelle pour votre organisation sans N° AVS est refusée par la BDNS ; avec un N° AVS valide, la BDNS reprend sa nationalité du registre.

4Activités et présences

Les deux autres boutons produisent les fichiers des leçons :

• BDNS activités : les leçons des groupes (date, heure de début, durée, lieu) ;
• BDNS présences : pour chaque leçon, les moniteurs (le prof de la leçon, remplaçant compris, et l'enseignant 2 du groupe) et les participants présents.

Ces fichiers ne contiennent que les leçons des groupes validés dans les réservations, et les présences sont celles cochées dans le panneau Présence. Toutes les leçons sont exportées, que l'appel ait été validé (« Appel fait ») ou non : un élève jamais décoché compte comme présent. Demandez aux profs de faire l'appel à chaque leçon (voir Ce que fait le prof).

5Avant d'exporter : la liste de contrôle

• les groupes sont validés dans les réservations ;
• chaque élève a un N° AVS valide, une date de naissance, un sexe et une adresse complète ;
• les profs ont fait l'appel ; les remplacements ont été reportés dans Gérer les heures des profs ;
• Contrôle de la facturation ne signale aucun élève Placé, absent des séances (il manquerait dans les présences).