Une inscription à un cours se paie de deux façons : en ligne au moment de l'inscription (carte ou TWINT), ou sur facture, envoyée ensuite par le club. Cette page explique ce que fait Plugin.ch dans chaque cas, comment facturer les inscriptions et comment contrôler que tout le monde est facturé une fois, et une seule.

1Le réglage du cours

Dans la fiche du cours, section Prix et paiement, le Type de paiement fixe ce que la famille peut faire en ligne :

• Facture : elle s'inscrit, le club facture ensuite ;
• Carte de crédit : elle doit payer en ligne pour s'inscrire ;
• Les 2 : elle choisit.

Avec un paiement en ligne, choisissez le Groupe de facture où enregistrer les paiements : c'est dans ce groupe que la facture de l'inscription est créée. Sans groupe de facture valable, le cours ne peut pas être enregistré avec un paiement en ligne.

2Paiement en ligne : la facture se fait toute seule

Quand une famille paie une inscription en ligne (bouton Payer maintenant ou panier payé), Plugin.ch :

• enregistre le paiement sur une facture du groupe choisi dans le cours ;
• facture aussitôt l'inscription : la ligne du cours est posée sur cette même facture, qui est donc complète et soldée ;
• met à jour la description de la ligne (jour, heure, terrain) quand vous placez l'élève dans un groupe.

Il n'y a rien à refacturer pour cet élève : les boutons de facturation l'ignorent, puisqu'il est déjà facturé.

3Sur facture : facturer les inscriptions

Pour un cours A la saison, ouvrez Gérer les inscriptions, choisissez le cours et cliquez sur :

• Facturer toutes les inscriptions : tous les inscrits pas encore facturés, placés ou non dans un groupe (par exemple si vous facturez dès la fin des inscriptions) ;
• Facturer des personnes qui sont dans un groupe : seulement les élèves placés dans un groupe, que le groupe soit validé dans les réservations ou non (si vous facturez après la composition des groupes).

Pour un cours A la séance, le bouton est Facturer les personnes dans les groupes dans Gérer les groupes (prix multiplié par le nombre de leçons du groupe) ; pour un cours Par présence, Facturer en fonction des présences, en fin de cours.

Les boutons de facturation d'un cours à la saison.

Avant de facturer, Plugin.ch vérifie deux choses :

• Cours copié d'une saison à l'autre : si des élèves ont déjà une ligne de cours dans le cours qui précède, il les liste. Facturer sans elles si le tarif déjà facturé couvre aussi ce cours (tarif annuel) ; Facturer tout le monde si chaque saison se facture séparément ;
• Tarif introuvable : une personne dont l'article, l'abonnement ou le nombre de leçons ne correspond à aucun prix du cours n'est pas facturée. Son nom est affiché : corrigez son tarif (flèches de sa carte dans Gérer les groupes), puis facturez à nouveau.

4Créer et envoyer les factures

Chaque inscription facturée devient un article à facturer lié à la personne (module Factures, Lier un article à un membre, filtre Non facturés), dont le libellé et le montant restent modifiables. Créez ensuite les factures dans Gérer les factures : les articles en attente sont ajoutés à la facture de chaque personne. Cochez Regrouper les factures familiales pour une facture par famille et pour appliquer les rabais famille. Voir Créer les factures et Facturation des cours de tennis.

5Contrôler

Dans Gérer les inscriptions, la colonne Paiement et ses puces (Tous, Payés, Partiels, Non payés, Pas facturés, Dans un groupe, pas facturés) montrent où en est chaque inscription ; les exports suivent le filtre choisi.

Le bouton Contrôle de la facturation regroupe les contrôles du cours : élèves placés mais pas facturés, inscriptions sans groupe, impayés échus, inscrits sans facture, personnes facturées deux fois ou facturées sans être dans le cours, et élèves absents des leçons de leur groupe. Voir Contrôle de facturation et export Jeunesse et Sport.

6Remettre à facturer

Le bouton Remettre à facturer (n) n'apparaît que s'il reste des inscriptions marquées facturées sans facture liée, ou facturées à un autre montant que leur tarif. Il les liste avant d'agir et met à part, sans les toucher, les cas normaux : inscriptions copiées d'un cours déjà facturé, élèves facturés dans le cours précédent (« Facturer sans elles ») et montants ajustés à la main sur la facture.

Après confirmation, les inscriptions listées repassent « non facturées » ; celles facturées à un autre montant perdent tout de suite leur ligne sur la facture (les paiements restent acquis). Facturer toutes les inscriptions les facture ensuite au tarif complet, sur une seule ligne.

7Après la facturation

Changement de formule, de cours ou désinscription : la facture est ajustée selon son état (non payée, payée, comptabilisée). Voir Changements en cours de saison. Un remboursement n'est jamais automatique : il se décide avec la comptabilité.