Per ricevere i sussidi Gioventù e Sport (G+S), il club dichiara i suoi corsi nella banca dati nazionale per lo sport (BDNS): i partecipanti, le attività (lezioni) e le presenze. Plugin.ch prepara i tre file; non c'è un collegamento diretto con la BDNS: scarica i file e poi li importa Lei stesso.

L'unico dato che la BDNS esige per un nuovo partecipante è il suo N. AVS: lo chieda fin dall'iscrizione.

1Chiedere il N. AVS all'iscrizione

Per un nuovo corso con età massima di 20 anni o meno, Plugin.ch aggiunge automaticamente la domanda N. AVS nel modulo: può toglierla prima di salvare.

Nella scheda del corso, sezione Domande personali, aggiunga una domanda di tipo Testo libero il cui nome contiene «AVS», ad esempio «N° AVS». Plugin.ch la riconosce allora ovunque:

• il campo impone il formato 756.xxxx.xxxx.xx;
• un numero compilato ma errato (formato o cifra di controllo) viene rifiutato, online come nei pannelli Iscrivere una persona e Modificare l'iscrizione;
• il campo viene precompilato con il numero già noto, se la scheda della persona ha un campo il cui nome contiene «AVS».

La data di nascita è obbligatoria per iscriversi online: viene chiesta prima di proporre i corsi se manca nella scheda.

2Esportare i partecipanti

In Gestire le iscrizioni, scelga il corso e clicchi su Esportazione G+S (sopra l'elenco degli iscritti). Si apre prima una finestra con il controllo degli allievi:

• il numero di persone e di file;
• l'elenco degli allievi incompleti, con ciò che manca: N. AVS mancante, N. AVS non valido, data di nascita, sesso, nazionalità, NPA, località o paese; come avviso, una nazionalità CH presunta o una lingua madre da verificare.

Completi le schede interessate, poi clicchi su Scarica (francese) o Scarica (tedesco), secondo la lingua della sua BDNS. Il file CSV è nel formato ufficiale d'importazione; oltre 200 persone, riceve un archivio ZIP con un file per ogni blocco di 200.

• il N. AVS è preso dalla risposta alla domanda del corso, altrimenti dal campo AVS della scheda della persona;
• al download, un N. AVS valido viene ricopiato nella scheda della persona: sarà precompilato l'anno successivo.

3Importare nella BDNS

Nella BDNS, apra il corso, poi Partecipanti › Importare, e scelga il file (un'importazione per file). Una persona nuova per la sua organizzazione senza N. AVS viene rifiutata dalla BDNS; con un N. AVS valido, la BDNS riprende la sua nazionalità dal registro.

4Attività e presenze

Gli altri due pulsanti producono i file delle lezioni:

• BDNS activités: le lezioni dei gruppi (data, ora d'inizio, durata, luogo);
• BDNS présences: per ogni lezione, i monitori (il maestro della lezione, sostituto compreso, e l'allenatore 2 del gruppo) e i partecipanti presenti.

Questi file contengono solo le lezioni dei gruppi convalidati nelle prenotazioni, e le presenze sono quelle spuntate nel pannello Presenza. Tutte le lezioni vengono esportate, che l'appello sia stato confermato («Appello fatto») o no: un allievo a cui non è mai stata tolta la spunta conta come presente. Chieda ai maestri di fare l'appello a ogni lezione (veda Cosa fa il maestro).

5Prima di esportare: la lista di controllo

• i gruppi sono convalidati nelle prenotazioni;
• ogni allievo ha un N. AVS valido, una data di nascita, un sesso e un indirizzo completo;
• i maestri hanno fatto l'appello; le sostituzioni sono state riportate in Gestire le ore dei maestri;
• Controllo della fatturazione non segnala nessun allievo Assegnato, assente dalle lezioni (mancherebbe nelle presenze).