Les réponses courtes aux questions que posent le plus souvent les responsables d'école, les secrétaires et les profs. Chaque réponse renvoie vers l'article détaillé. Pour l'ordre des étapes de la saison, voir Gérer son école de tennis : la marche à suivre.

1Inscriptions et prix

Un parent ne trouve pas le cours en ligne : pourquoi ?

Vérifiez dans le cours : Inscription en ligne sur Oui, date du jour dans la Période d'inscription, âge et genre de l'enfant dans les critères (âge atteint dans l'année de début de la saison). Avec Ouvert aux non-membres sur Non, l'enfant doit avoir sa propre cotisation sur le sport-saison du cours. Voir Prix, membres et non-membres.

L'enfant d'un membre voit le prix non-membre : est-ce normal ?

Oui, s'il n'a pas sa propre cotisation de la saison : la cotisation du parent ne compte pas pour l'enfant. Ajoutez-lui sa cotisation, il verra le prix membre. Voir Prix, membres et non-membres.

Combien de préférences les parents doivent-ils choisir ?

Au moins le Nombre minimum de créneaux à choisir du cours, et au moins une par leçon de la formule (2 pour un tarif 2× par semaine, même si le cours demande 1), jamais plus que le nombre de créneaux proposés. Voir Proposer des créneaux de préférence.

Un parent veut changer ses préférences après l'inscription ?

Pendant la période d'inscription, tant que l'élève n'est dans aucun groupe et que rien n'est payé, il peut supprimer l'inscription (poubelle du tableau Cours/stage déjà inscrit) et recommencer ; le responsable du cours reçoit un e-mail. Sinon, corrigez vous-même le champ Préférence avec le crayon de l'inscription dans Gérer les inscriptions : l'élève garde son groupe, ses leçons et sa facture.

J'ai inscrit un élève moi-même : comment ajouter ses préférences ?

Crayon de l'inscription, champ Préférence, sous la forme « Lundi 17:00 - 18:00, Mercredi 14:30 - 15:30 » pour que le placement guidé la reconnaisse. Voir Gérer les inscriptions aux cours.

Un N° AVS est refusé : que faire ?

Le numéro doit commencer par 756 et avoir un chiffre de contrôle juste : il y a une faute de frappe. Demandez la carte d'assurance ou laissez le champ vide ; l'Export J+S listera les numéros manquants. Voir N° AVS et export Jeunesse et Sport.

2Groupes et planning

Comment répartir rapidement 80 élèves ?

Créez ou reprenez les groupes, puis cliquez sur Proposer un placement, vérifiez la liste et cliquez sur Appliquer. Terminez à la main les élèves sans proposition. Voir Placer les élèves automatiquement.

Comment retrouver les groupes de l'an passé ?

Avec Reprendre des groupes dans le nouveau cours (groupes recréés sans élèves), ou en copiant tout le cours. Voir Reprendre les groupes de la saison passée.

Pourquoi un élève 2× par semaine apparaît en conflit ?

Une seule de ses deux cartes est placée, ou les deux sont dans le même groupe : c'est le conflit Leçons. Placez sa seconde carte dans un autre groupe, ou passez-le à 1× par semaine. Voir Résoudre les conflits de planning.

La validation dit qu'un créneau est déjà occupé : que choisir ?

Écraser ces créneaux si la leçon doit remplacer la réservation existante, Garder les réservations pour valider le groupe sans ces leçons, Annuler pour corriger d'abord. Voir Gérer les groupes de cours.

Comment changer le jour ou l'heure d'un groupe déjà validé ?

Dans le groupe, supprimez les leçons à venir (Réservations du groupe) et recréez-les au bon créneau avec Ajouter des leçons, après avoir vérifié que le court est libre. Enseignants, couleur et places se changent avec Modifier le groupe. Voir Résoudre les conflits de planning.

Il pleut : comment annuler les leçons de l'après-midi ?

Dans chaque groupe concerné, cochez la leçon dans Réservations du groupe et cliquez sur Supprimer les réservations sélectionnées ; rattrapez-la avec Ajouter des leçons. Voir Annuler ou rattraper une leçon.

3Changements en cours de saison

Un élève passe de 1× à 2× par semaine ?

Flèches de sa carte dans Gérer les groupes (Changer le tarif), puis placez la nouvelle leçon. Ne le désinscrivez pas. Voir Changer le tarif d'une inscription.

Un élève change de groupe : ses présences passées sont-elles perdues ?

Non. Glissez sa carte dans le nouveau groupe : seules les leçons à venir changent, le passé reste tel quel. Voir Changements en cours de saison.

Un élève arrête alors que sa facture est payée ?

La désinscription est refusée, car rien ne serait remboursé. Décidez d'un remboursement ou d'un avoir avec la comptabilité, puis retirez-le du groupe. Plugin.ch ne rembourse jamais automatiquement. Voir Changements en cours de saison.

4Facturation

Une famille a payé en ligne : faut-il encore la facturer ?

Non : l'inscription est facturée au moment du paiement, sur la facture qui porte le paiement. Les boutons de facturation l'ignorent. Voir Paiement en ligne et facturation.

Faut-il valider les groupes avant de facturer ?

Non. Facturer des personnes qui sont dans un groupe prend tous les élèves placés, groupe validé ou non. La validation sert au planning, aux présences et à Jeunesse et Sport.

Pourquoi le rabais famille ne s'applique pas ?

Il faut que les membres de la famille soient liés, que le rabais soit coché dans le cours, que les factures soient créées avec Regrouper les factures familiales et que l'inscription n'ait pas été payée en ligne. Voir Prix, membres et non-membres.

Le bouton « Remettre à facturer » propose des inscriptions : faut-il cliquer ?

Seulement si ces personnes n'ont pas été facturées autrement. Lisez la liste : les cas normaux (cours copié, tarif annuel, montant ajusté à la main) sont déjà mis à part. Voir Paiement en ligne et facturation.

5Profs, présences et Jeunesse et Sport

Comment un prof reçoit-il son planning sans accès à l'administration ?

Vue Profs de Gérer les groupes, bouton Copier le lien : envoyez ce lien au prof. Voir Envoyer son planning à un professeur.

Comment le prof fait-il l'appel ?

Connecté avec son compte, il clique sur sa leçon dans le planning du jour, décoche les absents et clique sur Appel fait, toute la journée de la leçon. Voir Ce que fait le prof.

Un prof est remplacé : où le noter ?

Dans Gérer les heures des profs, changez le professeur de la leçon. Le remplaçant peut faire l'appel, figure dans l'export des présences et la leçon compte dans ses heures. Voir Planning des professeurs.

Les activités et présences J+S sont vides ?

Les groupes ne sont pas validés dans les réservations : cliquez sur Valider les cours dans les réservations. Voir N° AVS et export Jeunesse et Sport.